Para enviar cotizaciones en PDF por WhatsApp con Mercately, armas la cotización con los productos, precios y condiciones, la compartes en la conversación con el cliente y, cuando la acepta, creas la orden y le envías un link de pago en el mismo chat. El pago se confirma de forma automática y tu equipo ve todo el proceso en el historial del contacto. En este tutorial vas a ver el flujo completo (cotización, orden, pago y confirmación), buenas prácticas para cotizar por chat y una plantilla de seguimiento lista para adaptar.
Por qué cotizar por WhatsApp y no por correo
Si tu cliente te escribió por WhatsApp, mandarlo al correo para recibir la cotización agrega un paso donde muchas ventas se enfrían. Cotizar en el mismo chat tiene ventajas claras:
- Respuesta más rápida: el cliente ve el PDF donde ya está conversando.
- Contexto completo: las preguntas, la cotización y la negociación quedan en un solo hilo.
- Menos fricción para cerrar: de la aceptación al pago hay un mensaje, no un correo y una transferencia aparte.
- Seguimiento ordenado: con un CRM, cada cotización queda asociada a un contacto, una etapa y un responsable.
Si todavía gestionas las ventas desde el teléfono de cada vendedor, empieza por entender cómo funciona un CRM para WhatsApp.
El flujo completo: cotización, orden, pago y confirmación
| Paso | Qué pasa | Qué resuelve Mercately |
|---|---|---|
| 1. Consulta | El cliente pregunta por productos o servicios | Bandeja compartida, fichas de producto y catálogo en el chat |
| 2. Cotización | Envías la propuesta en PDF | Cotizaciones en PDF |
| 3. Negociación | Ajustas cantidades o condiciones | Historial y etapa de la negociación en el CRM |
| 4. Orden | El cliente acepta y registras el pedido | Creación de la orden en la conversación |
| 5. Pago | El cliente paga sin salir del chat | Links de pago con integraciones de pasarelas |
| 6. Confirmación | El pago se verifica y avisas al cliente | Confirmación automática de pagos y seguimiento |
Paso a paso para enviar una cotización en PDF por WhatsApp
- Entiende la necesidad antes de cotizar. Pregunta cantidad, uso, fecha en que lo necesita y presupuesto aproximado. Una cotización que responde a la pregunta equivocada se ignora.
- Comparte fichas de producto si el cliente aún está comparando. Con el catálogo sincronizado en Mercately (productos, variantes, precios y stock) puedes enviar las fichas en el chat para confirmar qué quiere antes de cotizar.
- Prepara la cotización. Incluye los productos o servicios, cantidades, precios, impuestos si aplican, total, condiciones de pago y entrega y una fecha de vigencia.
- Envía el PDF en la conversación. Acompáñalo con un mensaje breve que resuma el total y diga cuál es el siguiente paso. Nadie quiere abrir un PDF para descubrir qué se espera de él.
- Mueve la negociación de etapa. Registra en el CRM que la cotización fue enviada y quién es el responsable. Así sabes cuántas propuestas están abiertas y cuáles necesitan seguimiento.
- Ajusta si el cliente lo pide. Si cambia cantidades o condiciones, envía una versión nueva con un nombre que la diferencie de la anterior para evitar confusiones.
- Crea la orden cuando el cliente acepte. La orden registra lo que se va a cobrar y entregar.
- Envía el link de pago. El cliente paga desde el chat con la pasarela que tengas integrada, sin mandarte capturas de transferencias.
- Confirma y da el siguiente paso. Cuando el pago se confirma, avisa al cliente qué sigue: fecha de entrega, número de guía o datos para el servicio.
Buenas prácticas para cotizar por chat
- Responde rápido, aunque sea para pedir datos. Un “te preparo la cotización en 30 minutos” mantiene viva la conversación.
- Un PDF claro vale más que uno largo. Una página, con el total visible y las condiciones resumidas.
- Pon fecha de vigencia. Ayuda a proteger tus precios y da un motivo legítimo para hacer seguimiento.
- Nombra bien los archivos. Algo como “Cotización 0142, Ferretería López” es más fácil de encontrar que “documento final 2”.
- Ofrece opciones. Dos o tres alternativas (básica, recomendada, completa) facilitan decir que sí.
- Deja claro el siguiente paso. “Si te parece bien, te envío el link de pago” cierra mejor que “quedo atento”.
- Haz seguimiento con criterio. Un recordatorio útil a tiempo funciona; cinco mensajes seguidos, no. Revisa las pautas para hacer seguimiento de clientes por WhatsApp sin ser invasivo.
Estas prácticas encajan con los principios de la venta personal: escuchar primero, proponer después y acompañar hasta el cierre.
Plantilla de mensaje de seguimiento de cotización
Si todavía no han pasado 24 horas desde el último mensaje del cliente, puedes escribirle con texto libre. Si ya pasó ese plazo, necesitas una plantilla de WhatsApp aprobada por Meta. Un ejemplo para adaptar:
Hola {{1}}, te escribo por la cotización {{2}} que te enviamos el {{3}}. Sigue vigente hasta el {{4}}. ¿Quieres que te ayude con alguna duda o prefieres que te envíe el link de pago para confirmar tu pedido?
Algunas recomendaciones:
- Usa variables para el nombre, el número de cotización y las fechas, así la plantilla sirve para todos los casos.
- Agrega botones de respuesta rápida, por ejemplo “Tengo dudas” y “Quiero confirmar”.
- Meta asigna la categoría de la plantilla al revisarla, y la categoría define su costo. Si el mensaje incluye descuentos o promociones, cuenta con que se clasifique como marketing.
- Desde el 1 de julio de 2025, Meta cobra por cada plantilla entregada según su categoría y el país. Estima el costo con la calculadora de precios de WhatsApp API.
Errores que hacen perder ventas cotizadas por chat
- Cotizar sin entender la necesidad, lo que obliga a rehacer la propuesta.
- Enviar el PDF sin mensaje, dejando al cliente sin un siguiente paso claro.
- No registrar la cotización, de modo que nadie sabe cuáles siguen abiertas.
- Pedir el pago por transferencia y esperar la captura, un paso extra que retrasa la confirmación.
- Seguimiento fuera de la ventana sin plantilla, que hace que el mensaje no se entregue.
Muchas de estas tareas se pueden automatizar. Si quieres ir más allá de las cotizaciones, revisa las claves de la automatización de ventas.
Cómo te ayuda Mercately a cotizar y cobrar por WhatsApp
Mercately reúne en la misma conversación todo lo que pasa entre la consulta y el pago:
- Cotizaciones en PDF y manejo de pedidos, incluidos en los planes publicados en la página de precios.
- Catálogo y fichas de producto en el chat, con productos, variantes, precios y stock sincronizados, y la creación de la orden desde la conversación. Más detalles en CRM para WhatsApp.
- Links de pago, seguimiento y confirmación automática de pagos con pagos digitales, sin que el cliente tenga que enviar capturas.
- Integraciones de pago como Stripe, Nequi, Daviplata, Bre-B y Payphone, además de PayPal, Mercado Pago y Kushki.
- CRM con embudos y negociaciones, para saber qué cotizaciones están abiertas, en qué etapa y con qué responsable, en el CRM de Mercately.
- Recordatorios por inactividad y MIA, para retomar conversaciones y responder preguntas del cliente sobre productos a cualquier hora con el agente de IA.
Prueba Mercately gratis por 15 días, sin tarjeta de crédito.
